회사원 작업 환경 엑셀 단축키 만들기-Excel 빠른 메뉴 설정

회사원 작업 환경 엑셀 단축키 만들기-Excel 빠른 메뉴 설정

직장인, 회사원들 사이에 가장 많이 사용하는 문서 작성 프로그램은 마이크로소프트 오피스의 엑셀(Excel)과 워드(Word)일 것입니다. 워드는 직관적으로 A4 용지에 서류를 작성하는 것 처럼 작업할 수 있도록 도와주는 프로그램입니다. 반면 엑셀은 셀이라는 단위로 칸이 나뉘어져 있고, 그 안에 데이터를 입력하여 복잡한 연산 처리까지 결과값으로 가져올 수 있도록 편리하게 복합적으로 사용할 수 있습니다. 

엑셀의 구성 요소를 스프레드 시트(Spread Sheet)라고 부르는데 문서작성의 목적 보다는 수를 수식과 명령어를 통해 계산하는데 특화된 작업 공간입니다. 사람들이 엑셀을 주로 사용하다 보니 사용에 익숙한 스프레드 시트를 문서, 서류처럼 바꾸어 사용하고 있습니다. 고정된 작업 용지가 아니라 스프레드 시트의 크기를 유연하게 변경할 수 있다보니 서류작성에도 이점이 있긴 합니다. 엑셀은 사용되는 분야가 많기에 사무직 뿐만 아니라 다양한 직무자들에게 엑셀 능력은 필수로 요구되고, 본인이 업무하는데 있어서 편리할 것입니다. 엑셀 업무 능력을 향상시키기 위해서는 가장 우선적으로 자신의 PC의 작업 환경을 본인에 맞게 설정하는 것에서 시작해야 합니다.

엑셀 단축키 만들기-빠른 메뉴 설정

상단의 메뉴를 보면 가장 눈에 띄는 큰 아이콘 형태의 메뉴를 리본 메뉴라고 부릅니다. 보통 우리가 알고 있는 작업 아이콘이며 대부분의 작업들은 리본 메뉴를 통해 이뤄집니다. 좌측 최상단에 조그만 아이콘을 찾을 수 있는데 빠른 메뉴라고 부릅니다. 우선 이 메뉴에 대하여 알아보면 자주 사용하는 작업 아이콘을 항상 고정되도록 구성하는 메뉴로 볼 수 있습니다. 빠른 메뉴를 잘 사용하면 단축키로 활용할 수 있고, 자주 사용하는 메뉴를 항상 표시하고 있도록 할 수 있습니다.

빠른 메뉴 설정을 바꾸기 위해서는 메뉴바의 우측에 역삼각형 모양의 조그만 버튼을 통해 할 수 있습니다. 기본적으로 제공하는 메뉴들을 클릭하여 메뉴바에 표시할 수 있고, 없앨 수 있습니다. Default Value로 제공하는 메뉴 이외의 기능을 끄집어내기 위해서는 하단에 기타 메뉴를 클릭하여 원하는데로 수정할 수 있습니다. 파일 -> 옵션 -> 빠른 실행 도구 모음 의 순서대로 클릭하여 동일한 메뉴를 불러올 수도 있습니다.

엑셀을 오랜 기간 업무에서 사용하면서 가장 많이 사용하는 명령어를 분석해보니 합계 명령어였습니다. 덧셈은 간단한 연산이니 만큼 자주사용되기도 하였습니다.  숫자 연산의 가장 기초라고 말할 수 있는 합계는 수식에서 +(더하기)를 통하여 사용되고, sum, sumproduct 등의 다양한 명령어로도 사용됩니다. 이 합계 명령어를 빠른 메뉴의 가장 첫번째로 등록하여 작업 시간을 단축해봅니다. 우선 좌측의 명령어 선택 칸에서 많이 사용하는 명령어를 클릭하여 모든 명령으로 바꾸어줍니다.

처음 들어간 화면에서 원하느 명령어가 보이지 않을 수 있습니다. 설정 처음부터 명령어 선택 카테고리를 모든 명령으로 바꾸어주면 오히려 더 편하게 사용할 수 있습니다. 이 카테고리의 모든 명령어는 이름 순으로 오름차순정렬되어 있는데 이름을 통해서 해당 명령여 합계를 찾아줍니다. 찾아서 선택한 후에 중앙의 추가 버튼을 통해 빠른 메뉴에 추가할 수 있습니다.

빠른 메뉴는 마우스 클릭 뿐만 아니라 단축키로도 사용하는데 명령어 실행 시간을 단축시키기 위해서 가장 첫번쨰로 이동을 시켜주는 편이 좋습니다. 우측 칸의 빠른 메뉴가 선택되어 있는 리스트에서 합계를 선택하여 화살표를 통해 상단으로 이동시킵니다. 메뉴의 상단에서 하단으로의 순서가 엑셀 작업 창에서는 좌측에서 우측의 순서와 동일합니다.

빠른 실행 메뉴도 너무 많으면 두뇌로 몇뻔째 어떤 메뉴가 있는지 생각해야 하기 떄문에 작업에 오리혀 불편을 초래할 수 있습니다. 빠른 메뉴는 사용 횟수가 적어져 오히려 역효과를 가져옵니다. 욕심내지 않고 자주 사용하는 메뉴를 하나만 더 가져옵니다. 사람마다 다를 수 있지만 큰 수를 다루다 보니 가독성을 높이기 위해서 수를 쉼표처리 하는 작업이 자주 필요했습니다. 그래서 두번째 메뉴로는 쉼표 스타일을 지정하여 사용하도록 하였습니다.

엑셀 단축키 생성, 빠른메뉴 단축키

빠른 실행 메뉴 설정이 끝나면 확인 버튼을 눌러 작업 화면으로 나갑니다. 스프레드 시트가 보이는 상태에서 Alt(알트)키를 한 번 눌러주면 상단의 메뉴들에 숫자와 알파벳이 표시되는 것을 볼 수 있습니다. 이 상태에서 표시되는 숫자 또는 알파벳을 누르면 그에 맞는 메뉴가 실행됩니다. 바로 이 기능을 이용하여 빠른 메뉴를 단축키를 통해 사용할 수 있습니다. 단축키의 숫자는 순서대로 매겨집니다.

첫번째에 위치한 합계의 단축번호는 1번으로 Alt 후 1번 클릭, Alt + 1을 통해 실행 가능하고, 쉼표 스타일 메뉴는 Alt 클릭 후 2번 클릭, Alt + 2를 통해 실행 가능합니다. 작업 스타일이 달라 다른 메뉴가 필요하다면 해당 칸에 원하는 명령어를 설정하여주면 됩니다. 첫번째 위치한 단축키가 사용이 편리한 이유는 이 Alt+숫자키를 누를 때 가장 가까운 곳에 위치하고 있어 누르기 편하기 때문입니다.

빠른 메뉴 단축키 사용 예시

빠른 메뉴 단축키 사용 예시

합계 메뉴를 빠른메뉴에 등록한 뒤 사용해보도록 하겠습니다. 가장 기본적인 명령어 입력 방법으로 빈 셀 한 칸을 클릭하여 메뉴를 실행한 뒤 마우스를 통해 합하길 원하는 셀을 클릭한 뒤 엔터키를 누르면 해당 값이 명령어를 통해 나오게 됩니다. 이런한 작업을 단축키를 통해 간단하게 할 수 있습니다. 개인적으로 가장 많이 쓰는 방법으로 데이터들 중에서 합계 수식이 필요한 셀과 합계가 들어갈 빈 칸을 선택한 뒤에 Alt + 1을 누르면 마지막 빈칸인 합계가 들어갈 자리에 자동적으로 합계가 표시됩니다.

종횡 모두 가능하기에 위의 방법으로 가능하기에 편리하게 사용할 수 있습니다. 사실 명령어를 실행하기 전 빈칸을 선택하지 않아도 자동적으로 그 다음칸에 합계를 표시하여줍니다. 하지만 명확하게 명령내리는 것이 좋아 합계가 표시되는 곳을 지정하는 것이 습관화 되었습니다. 드래그 중간에 빈 셀이 있다 하여도 문제는 없습니다. 이 경우 맨 하단과 가장 오른쪽의 빈 셀에 합계가 표시될 것입니다.

어떻게 하면 엑셀 작업에서 좀 더 시간을 단축하고 효율적으로 작업할 수 있을지 고민해보는 편입니다. 간단하지만 엑셀 환경설정만 본인에 맞게 수정해 주어도 작업시간 단축에 효과가 있다는 것을 알게 되었습니다. 빠른 메뉴 설정을 통한 단축키 생성은 그 중에서 가장 효과적인 방법으로 빠른 메뉴에 등록해주는 작업만으로 원하는 명령의 단축키를 만드는 효과를 볼 수 있어 사용의 편의성도 높일 수 있습니다. 그 밖에도 본인의 업무를 분석해보고, 반복되는 또는 낭비되는 작업이 있다면 설정을 통해서 반복작업을 줄여보는 것을 추천합니다.