회사원 엑셀 반복동작 단축키 팁-Excel 작업 반복

회사원 엑셀 반복동작 단축키 팁-Excel 작업 반복

스프레드 시트(Spread Sheet)로 이루어진 엑셀은 데이터 연산을 문서파일로 만들기 가장 편리한 프로그램입니다. 셀로 이루어진 작업 공간 자체로도 매력적이지만 수 연산 과정에서 더 많은 빛을 발휘합니다. 엑셀은 수만 개가 넘는 데이터까지 하나의 파일에서 여러 연산을 반복하여 처리할 수 있을 만큼 많은 수를 처리할 수도 있습니다. 숫자 데이터 뿐만 아니라 수를 다른 형식으로 표현처리가 가능하고, 텍스트까지 분류, 처리가 가능합니다. 이렇게 이터가 많아짐에 따라 데이터를 처리하기에 연산 명령을 입력하는 과정 등에서 반복되는 동작이 필요한 경우가 발생하기 마련입니다. 데이터 양이 많아질수록 단순 반복 작업은 늘어나기 마련이라 이 반복 작업을 어떤 방식으로 하느냐에 따라 작업의 효율이 결정됩니다.

엑셀 반복 동작 작업 단축키

1. 드래그를 통한 자동 반복 명령 사용

스프레드 시트에서 보면 선택된 셀의 테두리는 두꺼운 검은색으로 표시가 됩니다. 그 테두리의 우측 하단에 검정의 네모난 점을 볼 수 있는데 이 점에 맞추어 마우스 커서를 올려놓으면 + 모양으로 변하는 것을 볼 수 있습니다. 그 상태로 클릭하여 원하는 방향으로 원하는 만큼 드래그를 하여 놓으면 선택된 셀의 값, 수식 및 서식이 규칙에 따라서 복제됩니다.

다중 셀을 선택하여 드래그할 경우 기본 규칙은 같지만 복사되는 데이터 규칙이 자동적용될 때 변경될 수 있습니다. 드래그 진행 방향의 셀이 1개일 경우 서식이 그대로 복사되지만, 진행 방향에 선택된 셀이 다수일 경우 반복되어 자동의 규칙으로 나타내어집니다. 드래그를 통한 자동 반복 명령을 사용할 때에는 이 규칙이 효과적으로 적용되게 계산하여 작성해주어야 합니다. 드래그를 고려하여 셀을 작성하고 작업한다면 효율적으로 적용할 수 있습니다. 데이터 또는 서식을 지정하는 데 있어서 반복작업을 줄여주는 엑셀만의 좋은 기능입니다.

2. 복사하여 붙여넣기

엑셀뿐만 아니라 윈도우 프로그램의 곳곳에서 통용되는 복사하여 붙여넣기를 통해 기본적으로 수식과 서식을 복제할 수 있습니다. 국민 단축키 Ctrl + C, Ctrl + V를 엑셀에서 사용할 때에는 여러 가지 옵션을 선택할 수도 있습니다. 값만 붙여넣기 또는 서식만 붙여넣기 외에 다양한 옵션을 통해 복사 붙여넣기하며 값을 반복하여 작업해야 하는 데이터 처리 작업을 손쉽게 할 수 있습니다.

이때 중요한 것이 붙여넣기 옵션을 어떻게 사용하느냐에 따라 줄어드는 작업량이 달라집니다. 엑셀에서는 복잡한 부분이 붙여넣기를 할 부분에 셀 병합 서식이 지정되어있고, 복사해오는 서식과 병합 구조가 맞지 않을 경우에는 붙여넣기에 실패할 수도 있습니다. 이럴 경우 붙여넣기를 하는 공간의 병합을 모두 해제하고, 원본 데이터의 서식을 가져오면 해결할 수 있습니다. 셀병합이 엑셀 내에서 복사 붙여넣기를 할 때 방해하는 가장 큰 요소입니다. 붙여넣기가 안된다면 보통은 병합이 걸려있는 경우입니다. 그리고 단일 셀 -> 다중 셀 의 복사 구조에서는 단일 셀의 데이터와 서식이 단순하게 복제되는데 여기서도 붙여넣기 할 부분의 선택 노하우에 달려있습니다.

3. 이전 동작 반복 단축키 F4

위의 두 방법은 널리 알려지고 많은 사람이 익히 알고 있어 사용이 많다고 볼 수 있지만, 이전 동작을 반복할 수 있도록 도와주는 F4 단축키는 모르는 사람이 많습니다. 많은 상황에서 적용되는 단축키 F4는 이전에 했던 다양한 작업을 반복하여 실행합니다. 가장 유용하게 사용되는 부분이 셀 병합, 또는 셀 색상을 부분부분 반복하여 진행할 경우 리본 메뉴를 클릭하는 마우스 작업량이 늘어나기 마련인데 이때 초기의 명령어를 F4 키를 통해 반복하며 줄일 수 있습니다. 

단순하게 선행된 명령어를 반복하여 주지만 작업량을 현저하게 줄여주는 고마운 단축키입니다. 예외 되는 상황은 조건부 서식 설정을 비롯하여 창을 통해 설정한 작업은 F4 단축키를 통해 적용할 수 없습니다.

많은 양의 데이터를 처리할 경우 늘어나는 작업량을 줄이기 위해서는 일일이 작업하기보다는 위처럼 작업량을 줄일 방안을 모색해야 합니다. 이런 습관을 추후에 업무능력 향상으로 이어질 수 있습니다. 어떤 기능을 알고 있다고 하여도 적용할 수 있는 방법이 다르니 많이 사용해서 숙련도를 높여놓으면 장기적으로 이득이 된다고 봅니다. 엑셀 작업의 숙련도를 높이는 방법은 당연하겠지만 많이 사용해보는 방법입니다.